La collaboration est aujourd’hui devenue un enjeu important pour les entreprises, notamment depuis que les équipes sont de plus en plus nomades. En effet, les modes de travail ont considérablement changé, amenant les équipes à travailler à distance. Le télétravail, le coworking ou encore le flex-office ont poussé les entreprises à revoir leur organisation et leur management. Face à ces nouvelles méthodes de travail, il n’est pas toujours facile de gérer la communication entre ses collaborateurs. L’utilisation d’outils collaboratifs en entreprise prend alors tout son sens. 

Performance, communication ou encore gain de temps, les outils collaboratifs ont de quoi séduire les entreprises. Pourtant, selon une étude menée par *Beeshake, plateforme de communication collaborative, 60% des collaborateurs en ETI déclarent que les équipes ne partagent pas le savoir dans leur entreprise. Les entreprises ne semblent donc pas encore avoir pris conscience des bienfaits de l’utilisation d’outils collaboratifs.

Découvrons 4 bonnes raisons d’utiliser les outils collaboratifs en entreprise :

 

1. Les outils collaboratifs pour plus de productivité

Les entreprises en ayant recours, accroissent leur productivité de **20 à 25%. Travailler avec des outils collaboratifs performants rend les salariés plus autonomes et cela les incite à prendre plus d’initiatives. En proposant aux salariés des outils collaboratifs, les entreprises développent une culture de collaboration qui pousse les salariés à se dépasser dans leur travail.

Les salariés qui utilisent au quotidien les outils de collaboration ont tendance à être plus créatifs. De nombreuses études ont prouvé que l’essor du travail collaboratif engendre un impact particulièrement positif sur la motivation des salariés mais aussi sur leur créativité. D’ailleurs, les salariés sont (3)83% à exprimer leur envie et leur besoin de collaborer. Le fait de repenser ses modes de travail au sein des équipes permet de tirer parti de l’intelligence collective et donc de favoriser l’innovation.

 

2. Les outils collaboratifs pour accélérer la prise de décision

L’utilisation des outils collaboratifs permet de mettre un projet en route plus rapidement. Ils représentent un gain de temps considérable pour les entreprises. Les équipes échangent en temps réel des informations sans se déplacer, consultent ou modifient des fichiers n’importe quand et n’importe où. Tous ces échanges permettent l’émergence d’idées ce qui facilite grandement la prise de décision.

Les outils collaboratifs ont finalement pour objectif de faire travailler ensemble des personnes à la recherche de la meilleure solution. Les outils sont construits de manière à faciliter le quotidien des salariés. Flexibles, fluides et intuitifs, ils s’adaptent aux besoins des collaborateurs dans le seul but d’accélérer la communication et ainsi la prise de décision.

 

3. Les outils collaboratifs pour fédérer les équipes

La collaboration entre les équipes est indispensable pour le bon fonctionnement de l’entreprise et d’autant plus lorsqu’elles sont dispersées. Dans ce cas, une distance géographique peut se créer entre les équipes et elle peut être un frein à une collaboration efficace. Ainsi, le développement d’outils collaboratifs améliore la cohésion et le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

En effet, les outils collaboratifs permettent de créer un espace commun à disposition de tous les collaborateurs. Un espace qui facilite l’échange entre les équipes et permet de tisser des liens entre les collaborateurs. Rassembler une équipe autour d’un objectif commun est souvent un enjeu crucial en entreprise. Les outils collaboratifs paraissent être d’excellents vecteurs pour renforcer les équipes. Ils permettent d’instaurer un climat de travail serein et productif qui ne peut que fédérer les équipes. D’ailleurs, les salariés sont ***64% à vouloir utiliser les outils collaboratif pour travailler en équipe et 45% pour favoriser les échanges.

 

4. Les outils collaboratifs pour améliorer le travail à distance

De plus en plus d’entreprises fonctionnent avec des salariés dispersés, compliquant ainsi la communication. Il est alors difficile de suivre les avancements des projets, de savoir qui s’occupe de quoi et quelles sont les priorités. Dans ce genre de situation, les outils collaboratifs sont indispensables. Ils permettent de centraliser toutes les informations d’un projet. On sait enfin où en sont ses collaborateurs et on peut communiquer en temps réel sur l’avancée du projet.

La visioconférence, l’outil collaboratif idéal ?

visioconférence

Parmi tous les outils collaboratifs, la visioconférence semble être un outil idéal pour favoriser le travail des équipes distantes. Les collaborateurs n’ont plus besoin de se déplacer pour assister à des réunions de projets. Avec la visioconférence, les salariés se réunissent facilement quel que soit leur lieu de travail. Un excellent moyen de faire avancer plus vite les projets. Pour la DSI, la visioconférence est un outil collaboratif idéal à mettre en place afin de garantir l’adoption des collaborateurs. Son instantanéité et sa rapidité ont grandement facilité son intégration en entreprise

Pour communiquer efficacement par visioconférence klood a lancé klood app, une application de collaboration qui permet de communiquer en visioconférence, audio conférence et web conférence. Chaque participant peut rejoindre une réunion de n’importe où avec n’importe quel outil. Pas toujours évident de réunir tous les membres d’un projet au même endroit. klood app permet donc d’inviter des collaborateurs à rejoindre instantanément en 1 clic la réunion.

 

Quelles que soient les raisons pour lesquelles vous décidez d’intégrer des outils collaboratifs au sein de votre entreprise, il est indispensable d’accompagner les salariés dans cette nouvelle aventure. L’intégration de nouveaux outils nécessite des formations pour garantir une bonne prise en main des outils.

 

Sources :

*Enquête réalisée par Beeshake, plateforme de communication collaborative en mode SaaS,

**Etude McKinsey sur la mutation numérique des entreprises

***Enquête Ipsos et Openmind Kfée sur la collaboration dans les entreprises

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