Avec 10 réunions par semaine d’une durée de 48 minutes chacune, nous passons l’équivalent d’une journée entière de travail par semaine en salle de réunion !

Un chiffre exorbitant mis en avant dans une étude de Barco et Circle Research. Trop longues, peu efficaces, ennuyantes… Les études sur les réunions en entreprise montrent des résultats peu encourageants.  Il existe même un terme pour qualifier cette non-efficacité des réunions de travail : le syndrome de la réunionite.

 

préparer ses réunions

Cette tendance à organiser des réunions pour débattre de tout et de rien est visiblement une spécialité française. Même si tous les pays semblent être touchés par ce syndrome, la France serait visiblement championne de réunionite. Contrairement aux entreprises européennes ou même américaines où les réunions servent à prendre des décisions, en France ce n’est pas tout à fait pareil. En effet, les réunions au sein d’entreprises françaises servent surtout à échanger des informations sans pour autant déboucher à tous les coups sur une décision concrète. Les salariés français ont une forte tendance à ne pas respecter les horaires de réunions et arrivent sans avoir vraiment réfléchi au sujet de réunion.

La solution est-elle de supprimer les réunions de travail dans les entreprises françaises ?

Malgré leur inefficacité, il n’est toutefois pas envisageable de supprimer complètement les réunions de travail. L’idée est plutôt de les repenser afin de les rendre plus créatives et plus productives. C’est un outil de collaboration essentiel en entreprise. Elles permettent l’échange d’informations et la prise de décision, à condition bien sûr que celles-ci soient organisées intelligemment.

Face au terrible syndrome de la réunionite dont la France est victime, 3 startups ont décidé de se pencher sur ce sujet et ont innové pour enfin en finir avec la réunionite !

 

Klaxoon, pour libérer la créativité

préparer ses réunions Klaxoon

Visuel Klaxoon

Cette startup basée à Rennes à décidé de s’attaquer à la réunionite en repensant totalement la réunion. Klaxoon apporte une approche ludique et participative de la réunion au travers de sondage, test, brainstorming ou encore échange d’idées. Des interfaces visuelles et intuitives sont alors à la portée des participants pour rendre la réunion plus collaborative.

Ces différents formats permettent donc d’animer les réunions et cela laisse à chacun la possibilité de participer en donnant ses propres idées. La startup mise sur l’expérience collective en encourageant les participants d’une réunion à donner leur avis. Il a été prouvé que si chaque participant est impliqué, les réunions seront moins longues et plus productives.

Avec Klaxoon, les réunions sont rythmées. Les salariés passent en mode acteur en participant activement aux réunions. En plus de laisser la parole à chacun, cet outil permet de vérifier que le message est bien passé et compris via un feed-back. Un gain de temps considérable pour les prochaines réunions.

klood, pour aller à l’essentiel

préparer ses réunions kloodklood est une plateforme de collaboration faisant appel à la visioconférence. klood a réalisé un constat simple : les équipes sont de plus en plus éloignées physiquement. Quand lors des réunions, à peine la moitié de l’équipe est présente, il devient alors difficile d’avancer sur les projets. La visioconférence prend alors tout son sens. Plus besoin que tous les participants se rejoignent à un même endroit, tout se fait à distance. Contrairement à ce que l’on peut penser, les réunions en visioconférence ne sont pas moins productives que les réunions traditionnelles. Au contraire, les participants s’écoutent attentivement. En effet, la visioconférence impose une certaine discipline où chacun respecte les prises de parole.

Les réunions en visioconférence sont souvent beaucoup moins longues que les réunions traditionnelles. Les salariés vont à l’essentiel, les objectifs sont définis et la prise de décision est plus rapide. Préparer ses réunions avec klood devient alors plus simple. En effet, l’organisateur peut directement fixer sa réunion depuis son calendrier. Ainsi, il y figure l’objet, peut y faire apparaitre un message, fixe le début et la fin de la réunion. Tout est alors réuni pour le bon déroulement de la réunion.

 

Entrup, pour être mieux préparé

préparer ses réunions Entrup

Visuel site web entrup.co

 L’objectif d’Entrup est de mieux préparer les réunions récurrentes. On le sait tous, la plupart des réunions sont très peu préparées, résultat, à la fin de la réunion, aucune décision n’a été prise et personne ne comprend son rôle. Vincent Mendes, cofondateur d’Entrup résume parfaitement l’ambition de la startup : « L’idée est de proposer un assistant virtuel qui prépare à votre place le travail de groupe en prenant en compte la personnalité, donc la valeur ajoutée, de chaque participant. Objectif : des réunions préparées, plus courtes et efficaces, voire moins nombreuses car menées en asynchrone à distance ».

Grâce à « Aster » l’assistant personnel directement intégré aux agendas électroniques, les réunions sont mieux préparées. L’organisateur de la réunion doit fixer les missions de chaque participant. Ainsi au moment de la réunion chacun connaît son rôle et ce qu’il doit faire. À la fin de la réunion, un compte rendu est automatiquement envoyé aux participants. En moyenne, seulement 20% des réunions sont préparées, avec Aster ce chiffre monte jusqu’à 67%.

Vous savez maintenant comment rendre vos réunions efficaces et productives !

 

Sources :

Etude sur les réunions en entreprise dans 8 pays de Barco et Circle Researche – Déc 2018

5 startups pour nous sauver de la réunionite – Les Echos

Klaxoon.com

Entrup.co

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