La visioconférence comme solution…

Inutiles, trop nombreuses, pas assez productives et trop longues…. Voilà ce qui ressort lorsque nous demandons à un salarié ce qu’il pense des réunions en entreprises. Appelées le syndrome de la réunionite, la France en a fait sa spécialité. En effet, selon une enquête réalisée par OpinionWay, les salariés français passent en moyenne 4,5 heures par semaine en réunion et ce chiffre double pour les cadres. Des heures en réunions jugées trop souvent inefficaces puisque seulement 52% d’entre elles sont considérées comme productives. L’impact de ces réunions, pas toujours constructives, se ressent sur la productivité de l’entreprise… Alors comment lutter contre la réunionite ? Comment repenser la réunion de travail pour la rendre efficace ? La visioconférence comme solution ?

L’idée n’est pas d’arrêter les réunions en entreprise mais plutôt de les rendre plus productives. La réunion est un outil de collaboration indispensable permettant l’échange d’expériences entre les salariés. Les entreprises ont donc tout intérêt à continuer d’utiliser cet outil qu’il faut tout de même repenser pour favoriser l’engagement des collaborateurs.

Pour dynamiser une réunion, la visioconférence semble être une bonne solution. Ces réunions optimisent la communication via des échanges beaucoup plus riches et réactifs. Plus personne ne parle en même temps, la visioconférence impose une discipline de réunion où chacun doit respecter les prises de parole. Contrairement à ce que nous pourrions penser les réunions en visioconférence se veulent plus attractives grâce à des fonctionnalités telles que le partage de documents et le chat pour favoriser les réactions en direct.

Avec ce type la visioconférence, les collaborateurs vont généralement à l’essentiel et la prise de décision est plus rapide. Plus besoin d’attendre que tous les collaborateurs soient présents en même temps, chacun peut suivre à distance la réunion. De plus, l’objet est clairement défini, les participants désignés et les horaires sont fixés. Tout est réuni pour le bon déroulement de la réunion.

Ainsi, une réunion idéale serait une réunion en visioconférence avec vos collaborateurs à distance. Elle aurait lieu en début de semaine car les salariés sont plus concentrés et attentifs qu’un vendredi à 17 heures. Et enfin privilégiez une réunion de courte durée car la plupart des salariés décrochent au bout de 52 minutes de réunion.

 

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